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會議常識

會議安排小常識
更新時間:2019-07-07     瀏覽次數:924次

會務工作分為會前準備、會中服務、會后總結三部分,并細化量化為20個關鍵點,供大家參考: 

會前準備

1.擬訂會議方案

會議方案是組織安排會議的關鍵。內容包括:會議名稱、時間、地點、規模、內容、議程、擬請出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛、工作班子組成及職責分工等。方案報送相關領導審定后,要立即召集相關單位負責人召開協調會,對各項任務進行分解。

2.起草、審核會議通知

會議通知內容包括:會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、其他有關事項等。在會議通知起草過程中要注意:表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草,然后報有關部門和領導審核簽批。

3.下發會議通知

會議通知下發要及時、準確。防止重發、錯發、漏發。如需召開緊急會議的,務必確保電話通知,其中要注意避免出現“明天”“后天”等字眼,必要時說明“幾號”“星期幾”,防止產生歧義。

4.落實與會人員

按照會議通知要求的時間,對與會人員逐一落實并做好登記,必要的進行電話核查、督促,統計匯總后列好請假人員名單,并及時向有關領導報告。

5.協調出席領導

根據會議性質擬定領導出席安排,報請領導同意后,逐一進行電話通知。內容包括:會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送,確保及時送到相關領導手中。會前半小時要再對出席領導進行提醒。

6.預訂會議室

會議時間確定之后,要立即與會議場所聯系溝通,預訂會議室,并安排做好先期準備工作。

7.編印會議須知

大型會議需要編印會議須知,須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括:日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。如有需要制作會議證件的,比如:出席證、列席證、工作證、車輛通行證等,要根據會議主題設計制作。

8.布置主席臺

主席臺的布置要從會議性質、領導人數、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務較高的領導。

9.制作會標

會標體現會議的主題,會標制作一定要準確無誤,并注意把握會標的長度、字體與會場是否協調一致。

10.檢查音響和燈光

根據會議議程安排話筒的數量和擺放位置,并在布置會場時、開會前檢查音響燈光是否可以正常使用。

11.編制座區圖,擺放座簽

根據統計整理后的與會人員名單,合理安排與會人員的會場座次。座區圖和座簽要反復進行核對,防止遺漏、重復,防止出現錯別字。

12.組織調度會議用車

大型會議活動,需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度,車輛較多時要編排乘車分組,并對車輛進行編號。

13.電力保障

會前與供電部門溝通聯系,安排保電任務,同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需安排專人值班,以便應對突發情況。

會中服務

14.簽到、分發會議材料

負責簽到的工作人員,要提前到達會場,幫助與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續。會議材料可以在會前通知各單位派人領取,也可以在會場簽到處一并發放,或是提前放置到與會人員桌上。對擺放在主席臺上的材料,要從頭到尾檢查順序和頁碼,確保不出差錯。

15.與音響師對接

準備一套會議材料,包括會議的主持詞交音響師,以方便其把握議程安排與音響的調配。

16.會議值班

會議值班的作用是收集和發送有關會議的信息,協調處理會議期間各項工作和突發事件,落實領導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班,及時溝通情況,確保聯絡暢通。值班人員要時時將會議的實際進展情況與會議議程進行對比,掌握會議進程。

17.會場服務

提醒工作人員定時供應茶水,巡回檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況,發現問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時,要采取靈活的方式處理,最大限度地減少對會議的影響。

18.維護會場秩序

會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時,在會議室門口安排專人值班,防止無關人員進入會場,禁止大聲喧嘩。發現會場內不遵守紀律的行為,予以提醒和制止。會議開始后安排專人到會場清點人數,對遲到、缺席者進行登記。

會后總結

19.會議資料整理歸檔

會后將會議所有文件包括會議方案、通知、須知、簡報、發言材料、領導講話等收集起來,按順序裝訂成冊,以備查看。如有錄音、錄像資料的需要盡快收集整理。根據保密原則,對需回收的會議材料要逐份清查回收。

20.召開分析總結會

分析總結會務工作中的經驗和教訓,以便指導做好今后的會務工作。注意收集參會人員對會務工作的意見,虛心采納、整改提高。如需做出專門總結的,將總結連同其他會議文件,一并歸檔。

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