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會議策劃

不同類型會議流程
更新時間:2019-07-07     瀏覽次數:1233次

重要會議:

(1)按會議類型與規格,選擇合適的會議廳。

(2)按會議形式與人數,擺放會議桌和座椅。

(3)按客戶要求,布置會場。掛橫幅、設簽到臺、主席臺、講臺、話筒等會議設施設備等,并適當布置花草。

(4)準備會議所需的文具用品、席位卡等。

(5)準備會議期間的茶水、咖啡、點心等。

(6)服務員站在門口迎接客人。

(7)客人入座后,要及時送上茶水、毛巾等,做到熱情服務,并保持安靜。

(8)會議開始后,服務員就退至一旁,并隨時觀察客人對茶水、飲料、酒等需求量,一般半小時添加一次,遇到舉杯祝酒時,應及時送上杯酒。 (9)會議結束,在門口送客道別感謝。

貿易洽談會 :

(1)貿易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品,陳列工作由承辦單位負責,但餐廳要保證陳列品的安全。

(2)還要根據要求,準備若干小型會議室,供洽談業務。會議室要保持整潔衛生,當中外雙方業務人員洽談時,要及時供應茶水、咖啡或飲料,派送小毛巾,熱情服務,保持安靜。

(3)一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡,對晚餐要求豐盛此,因此,在一日三餐的供應上,重點放在晚餐。

(4)洽談會期間,一般都要舉行多次招待會或宴請,因些必須抓好宣傳銷售工作,提高菜肴質量和服務質量。

簽字儀式:

(1)根據接待單位選定的廳,經全面清掃后在廳的中央部位安放一長條形簽字臺,要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫。或用長屏風,二邊放綠化,并準備好會議音響設備。

(2)簽字臺鋪設優質臺布,桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具,另備一個吸干墨水器,并在相應地位安放兩把座椅。造型鮮花放在中間。

(3)在距離椅座約1米處,放置一排高低層踏腳板,以便簽字雙方人員站立合影。

(4)應事先按要求準備好祝賀用的香檳和香檳杯,供雙方簽字交換文本后,及時送上舉杯共賀,如時間和條件允許,雙方舉杯慶祝后,為客人派上一道小毛巾,待客人干杯后,要立刻用托盤將空酒杯撤去。

新聞發布會:

(1)根據舉辦單位選定的多功能廳,在面對入口處的中央部位,放一長條會議臺,會議臺長短根據舉辦單位出席代表人數而定,會議臺背后墻面拉條橫幅或在墻面上作新聞發布會裝飾,綠化布置高雅。

(2)根據出席會議的新聞記者人數,面對會議臺排列若干椅子。

(3)由舉辦單位領導與列隊在入口處迎賓,當客人進入休息室,應立即供應茶水或飲料或和小毛巾。

(4)會議開始,先請客人入座,然后舉辦單位入座,一般會議期間,只供應會議臺茶水、毛巾,但也有全面供應茶水、毛巾的。

(5)會議結束,一般情況仍由舉辦單位領導和代表在出口處列隊道謝送別,如會后設宴招待,則將客人引進餐廳。

茶話會:

(1)茶話會因其優點眾多,故廣泛風行,會議多設圓桌椅子,自由入座,不排席位。

(2)茶話會應根據接待單位規定準備,一般只供應咖啡、紅茶、綠茶、中西式點心、糖果、水果。

(3)客人邊吃邊談,要隨時觀察客人對飲料的需求量,一般半小時添加一次,全過程添加2-3次就差不多了。

(4)茶話會中期和臨近結束時,應各分送毛巾一次。

(5)茶話會的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口處迎送如儀。

國際會議:

(1)國際會議的接待條件,除了豪華的客房、商務中心、康樂、客車等設施外,還應有同聲翻譯和投影等設備齊全的大會場和相鄰的若干小型會議室。 (2)國際會議需要準備兼供中西餐的大餐廳和若干供應工作餐的小餐廳。

(3)參加國際會議的與會者同時也是旅游者, 吃得稱心如意是他們的一大愿望,因此,要抓好菜肴質量和服務質量,盡量滿足客人的需求。

(4)國際會議的工作班子經常要舉行工作餐,因工作餐帶有一定程度的保密性,因此,需要安排在較僻靜的小餐廳內舉行。

(5)國際會議還經常在會議間歇時要求供應茶點,應作好充分準備,并迅速,高效、熱情、周到地提供服務。

(6)國際會議還經常在晚餐前舉辦雞尾酒會,便于與會代表交談商榷,一般時間應掌握在3刻鐘左右。

(7)國際會議的用餐辦法基本分兩種,一種是由與會者自理,每餐由他們自行選點,餐廳服務要特別重視。另一種由飯店綜合服務包干代辦,一日三餐的菜單要精心安排,聯系用餐人數和就餐時間要細致、主動,特別是全面掌握來自不同國家和地區外賓的宗教信仰和不同飲食習俗,并設清真席或素食席。 (8)國際會議活動頻繁,就餐時間和就餐人數變動較大,工作要過細,考慮問題要周詳。服務要細微周到。

貴賓室:

(1)根據任務要求按人數,將家具、茶具、煙具、鮮花準備好。

(2)室內四周擺放花草、屏風等裝飾物。

(3)設專人領位崗,主動禮貌迎賓領座。

(4)客人就座后,送茶送毛巾,或送飲料。

(5)在客人談話間歇時,添斟茶水飲料。

(6)等候服務時勤觀察,不走動,不交談。

(7)貴賓進入會場,宴會廳,按領位服務流程引領。

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