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會議常識

會議管理服務流程
更新時間:2019-07-07     瀏覽次數:1041次
1.會前兩年半: (1)確定會議日期與場地:視察場地、評估并商議費用。 (2)評估財源并制作預算:預估此案收入及支出。 (3)成立籌備委員會:邀請相關部門適合的人選并分工。 (4)成立秘書處:指定工作人員、安置設備并建立檔案。 (5)設計會議logo:印制信封、信紙。 (6)確定飯店房間數的預定:視察使用的飯店房間及設備,并請飯店報價、簽約。 (7)確定會議室使用數量:并視察有關設備、場地簽約。 (8)制作工作進度表:可委由會議籌辦人控制進度。 (9)搜集準備宣傳寄發名單:寄發會議宣傳資料、報名表等。 (10)定期召開籌備會議,審視各項工作進度及決議。 這個階段通常時間最長,事情最多,因為要籌備的事項很多,所以最好早一點開始進行。 2.會前二年: (1)制作籌備企劃書,用以提報政府單位申請經費補助或向民間相關組織募款:含會議緣起、宗旨、內容;擬邀請演講者陣容、主題;籌備委員會組織及名單;各組工作職責、工作進度表和預算。 (2)擬定推廣計劃:本次會議如何有效宣傳。 (3)選定合適的會議或展覽專業顧問公司,可協助主辦單位整體規劃一個具專業水準的會議,避免人力資源浪費,并有效控制預算的花費。 (4)草擬學術節目:確定會議主題及擬邀請講員名單。 (5)決定報名費及相關費用:可參考以前會議并由籌備會決議。 (6)搜集旅游、藝文等資料:可指定專業旅行社辦理。 (7)決定會議是否使用同步翻譯:如需使用,得預訂設備、翻譯人員,并增加預算。 3.會前18個月: (1)草擬會議通告:含邀請函、會議日期地點、主題等。 (2)印刷并寄發會議通告:初步預告可能參與人士,大會將于何時何地舉行以及報名費等資料。 (3)確定學術節目形態及內容:發函邀請演講人及各場次主持人。 (4)確定社交節目的安排:包括酒會、晚宴及眷屬的活動、開閉幕典禮等。 (5)設定大會所有印刷品的印刷時間表并與印刷設計公司協調:宣傳手冊、報名表、論文摘要表、海報、節目手冊、名牌、證書、邀請卡等。 (6)確定所有將寄發給報名與會者的宣傳手冊應包括的資料,并著手草擬宣傳手冊及報名表、論文摘要表、訂房登記表:報名費、各項社交活動及費用、征求論文的規定/方式及收件截止日期、演講視聽設備的提供、飯店房價及訂房手續、提早報名優惠日期、取消報名截止日期、優惠訂房截止日期、通訊報名截止日期。 (7)網頁設計,委托專業公司或專業人士設計大會網頁,以便會員上網瀏覽,或使用網上報名。 4.會前12個月: (1)草擬展覽說明書及合約:擬印制寄發給廠商征展。 (2)收集參展廠商名單:可請籌備委員提供。 (3)征展活動開始:寄出說明書/辦說明會/親自拜訪。 (4)印制并寄發宣傳手冊及相關表格:確定所有相關名單及單位都已 寄出。 (5)確認講員是否接受邀請并請提供演講題目及摘要:如有人無法應邀,則另邀請其他人選,盡快確認。 (6)選制大會紀念品/資料袋獎牌/名牌膠套等:評估可能數量,先預定并確認交貨期。 (7)報備政府有關單位本次會議的舉辦時間:請協調有關駐外單位給予與會者簽證事宜的協助。 (8)聯絡并確定會議各項安排的供應廠商:視聽設備、燈光音響、旅行社、交通、餐飲安排、會場布置。 5.會前6個月: (1)審核投稿的論文:學術節目組委員。 (2)安排節目議程并挑選邀請各組主持人(投稿部分):學術節目組委員。 (3)寄發通知函給投稿人:告知投稿有否被接受及其報告時間/地點/組別。 (4)寄發通知函給所有受邀的主持人:告知其主持的組別/時間/地點,并寄發相關參考資料,如該組論文摘要、報告人背景等。 6.會前3個月: (1)發布新聞:向相關媒體預告會議有關資訊。 (2)邀請開閉幕典禮出席貴賓:如需貴賓致詞,得書面告知時間地點。 (3)現場工作/接待人員規劃及招聘:報到處/會議室/貴賓接待等人員安排并擬定訓練課程。 (4)草擬設計大會節目手冊:議程確定/演講人、主持人確定/各項社交節目確定。 (5)安排VIP接機事宜:車輛/接機人員/通關安排等。 (6)會場布置設計發包:含機場歡迎牌/會場/會議室/報到處/展覽區/酒會、晚宴場地。 (7)報到處使用規劃:設計報到流程。 (8)確認各項餐飲安排:酒會/晚宴/咖啡茶點/午餐。 (9)社交活動表演節目設計:開、閉幕典禮/酒會/晚宴。 7.會前1~2個月: (1)通訊報名截止:統計評估報名人數。 (2)與飯店核算已訂房數量:與實際預定房數相差多少。 (3)現場接待人員工作訓練:1~2次訓練。 (4)印制大會節目手冊、學術論文摘要集、與會者名冊:已報名者報到時應領取的資料。 (5)印制大會相關印刷品:名牌/證書/感謝狀/邀請卡/餐券。 (6)檢視各項活動/節目/餐飲的安排:演講議程、演講人/主持人通知、視聽設備、開閉幕典禮流程、酒會及晚宴、午餐及咖啡茶點、參觀旅游、表演活動等。 (7)展覽廠商協調會:攤位位置/布置/進撤場事宜等。 (8)檢視場各項set-up:與會議中心/飯店人員最后確認。 會議管理服務流程執行 所有會前的籌劃、準備就是為了這幾天的會期,有萬全的準備,這個階段就會有完美的演出。會前3天至會期: 1、召開記者會:準備新聞稿及大會相關資料。 2、現場接待/工作人員預演:籌備委員會主要委員也應到場。 3、報到相關資料裝袋:并安排運送至會場。 4、檢視各場所布置:確認并現場驗收。 5、各項節目、表演彩排:司儀或主持人也應到場。 6、會場桌椅擺設確認:燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機/單槍一一檢視無誤。 7、報到處/秘書處sep-up:報到資料及大會相關資料進場。 8、展覽廠商進場:廠商報到并發給相關資料。 9、檢視餐飲安排:再確認數量、菜單。 10、大會正式開始:根據工作流程表(run-book)進行每一項工作;每日工作結束后,主要工作負責人需集中總結當日工作有無任何缺失需即時改善,同時再預習第2天的工作流程。 會議管理服務流程維護工作 很多籌備會議的人通常會忽略這個階段,其實善后工作雖然很累,尤其已經準備那么久的會議終于圓滿閉幕,任誰都想好好休息了,但是會議閉幕后其實還有很多工作要總結,要把這些工作完成之后,會議才算結束。會后1個月內應做好如下總結工作: 1.統計報名人數:分國家及總數。 2.與飯店核對總住房數:收集賬單并支付賬款。 3.財務結算。 4.撰寫/寄發感謝函:協助單位及演講人/主持人等。 5.舉行慶功宴。 6.整理大會相關資料并歸檔:含報名表。 7.召開總結會報告收支情形:結案會議并解散籌備委員會。 8.論文集編撰。 9.薪資清冊,以備次年初申報所得稅。 10.結案。 由于會議的性質、規模、規格不同,可做出適當調整。
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